58 / 92
56
SBM’DEN
FROM SBM
alma süreçlerinde de büyük değişimler yaşandı. Tüm
süreçler otomatize edilerek kurum menfaatlerini en iyi
şekilde karşılayacağı düşünülen düzeye çekilmeye çalışıldı.
Kurum yapısına uyumlu onay mekanizmaları oluşturularak
talep aşamasından sipariş aşamasına kadar gerekli tüm
onayların alınması ve onaysız hiçbir adımın atlanmaması
sağlandı. Bu sayede tüm satın alma adımları standardize
edildi.
Bir satın alma için gerekli tüm evrakların aynı ortama
aktarımı ve istenildiği zaman tüm paydaşlar tarafından
görülebilmesine sağlandı. Uyarı mekanizmaları kurularak
onayların zamanında tamamlanmasına imkân tanındı.
Ayrıca süresi dolmakta olan dönemsel alımların da
sistemsel olarak hatırlatılması neticesinde hizmet
kesintilerinin önüne geçilmiş oldu.
Bu süre zarfında karşılan en büyük zorluk ise sistemin fazla
esnekliğemüsaade etmemesi oldu. Süreçler ve dokümanlar
birebir sisteme entegre edilemedi. Bunun yerine sistemin
elverdiği ölçüde çeşitli uyarlamalar yapılarak sorunlar
çözüme kavuşturuldu.
Muhasebe (FI) Mustafa Yetkin
SAP programının en iyi özelliklerinden bir tanesi
uyarlanabilir ve geliştirilebilir bir yazılım programı olmasıdır.
Bu sayede istenilen dataları anlık olarak raporlama imkanı
vermektedir. Bu da iş süreçlerimizin daha hızlı ilerlemesi
ve bizden istenilen bilgileri anlık olarak karşı tarafa verme
imkanı sağlamaktadır.
Raporlama örneklerinde bir tanesini ele alacak olursak
örneğin; masraf (maliyet) merkezi tasarımı, gerek
maliyet gerekse yönetim uygulamalarının gerekse de
raporlamanın öğesini oluşturmaktadır. Temel maliyet
merkezi yapılandırması sırasında her bir maliyet merkezi
için personel, yatırım, bakım ve işyeri giderleri gibi bir
takım giderleri kırılımlandırarak muhasebe kayıtlarının
oluşturulması sağlanmaktadır. Dolayısı ile maliyet merkezi
yapılandırması kurumumuzun görmek istediği şekilde
kurgulanacak bir yapı olmasını sağlamaktadır.
Yaşananproblemlerdenbahsedecekolursak; yeni bir sistem
olmasından kaynaklı öğrenmek yoğun çaba istemektedir.
Uyarlama kısmında istediklerimiz tam olarak belirlenemez ise
proje süreci fazlasıyla sürebilir ve ortaya çıkacak hataları
minimize edemeyebiliriz. Bunun önüne geçmek için, sistem
kurulurken bizden istenen bilgileri tam ve doğru bir şekilde
verdiğimizde, uyarlamalarında danışmanlar tarafından tam
olarak yapıldığında FI olarak yeterli randımanın alınacağı
görüşündeyiz.
processes have been automated to serve organization’s interests
in the best way. Approval mechanisms that are compatible
with the organization’s structure and allows for getting
necessary approvals in all phases of the process including
request and order stages have been created, eliminating the
possibility for taking an action without an approval. This
way, all procurement stages have been standardized.
With the new SAP application, all documents required for a
procurement transaction have been transferred to a shared
environment allowing all stakeholders to view them at any
time. Approval mechanism has been setup to allow for
timely approvals. The new system also provides reminders
for seasonal procurement decisions, which eliminates the
possibility of possible service interruptions.
The biggest challenge observed during this process was that
the system didn’t allow for much flexibility. Processes and
documents weren’t integrated to the system in their identical
format. Instead certain adaptations have been made to the
extent that the system allows, to solve the problems.
Financials (FI) Mustafa Yetkin
One of the best features of the SAP program is that it is an
adaptable software that is open to further development.
This way it allows for instant reporting of any data. And this
allows our business processes to flowmore quickly gives us the
opportunity to provide the requested information instantly to
the requesting party.
To give an example, one of the reporting features of the new
system is where the cost center design comprises cost,
management and reporting elements all at the same time. At
the stage of basic cost center structuring, accounting records
can be created in breakdowns of personnel, investment,
maintenance and office expenses for every cost center. As a
result, the cost center structuring feature offers a structure
configured in the way our organization would like to see.
Talking about the problems experienced, we can mention the
long learning curve, as it is a new system. If we can’t determine
what we want in the adaptation stage, the project completion
time can be prolonged and we may not be able to minimize
possible errors. In order to prevent this, as FI, we believe that
we must provide complete and accurate information and
adaptations should be configured completely and accurately
by the consultants, in which case the system would function
effectively.