17 / 92
17
Evrakların artık daha sayılabilir, ölçülebilir ve
yönetilebilir olduğu bir ortamın oluşturulması
ile;
dijital ortamda veriye ulaşmak ve analiz etmek
kolaylaştı!
Fiziksel süreçlerde çıkarılması güç olan raporların
oluşturulmasına imkan sağlanması
Dijital arşiv verileri veri tabanı üzerinde tutulduğu,
dokümanlar üzerindeki her akışın
ve işlemin kaydı bulunduğu için
bu verilere ulaşarak rapor elde
etmek kolaylaştı!
Süreçlerin
uygulama
üzerinden işletilmesi
Fiziksel çıktısı ile yöneticilerin
onaylarını ve imzalarını alma
devrine son verildi. Artık
yöneticiler uygulama üzerinde
onaya gelen dokümanlar için
gerekli yönlendirme, doküman
içeriğinde güncelleme işlemi
yapabilmekte.
Böylece
değişiklik yapılacak evraklar
kargolanacaksa
bile,
son
aşamaya
kadar
çıktısı
alınmadığı için kağıt israfından,
iş gücü ve maliyetten kazanç
sağlanmış oldu.
Doküman
versiyonların
tutulması,
böylece
veri
kaybının yaşanmaması
Dijital
ortamda
tutulan
evrakların üzerinde yapılan
her işlem kayıt altına alındığı gibi, evrağın önceki
versiyonları da kayıt altında tutuluyor ve her yeni
değişiklikte yeni bir versiyon yaratılıyor. Versiyonlar
için farklı doküman oluşturmayıp, tek bir doküman
üzerinden geçmişin takip edilebiliyor olması gereksiz
doküman yoğunluğunu da azaltıyor. İstenildiği
taktirde eski versiyon bilgisine ulaşmak, versiyonlar
arası karşılaştırma yapmak ve dokümanı geçmişte
herhangi bir versiyona almak da mümkün.
E-İmza kullanılabilmesi
Dijital arşiv, dokümanların ıslak imza yerine
elektronik imza ile imzalanmasını sağlıyor. Dijital
olarak imzalanmış dokümanın gönderildiği merciler,
dokümanın üzerinde bulunan doğrulama kodu
ile internet üzerinden, dokümanın sunucumuzda
bulunduğunu
doğrulayarak
imza
bilgilerini
görüntüleyebiliyor.
is to type the query word and press the search button.
With the creation of an environment where
documents are more countable, measurable
and manageable,
its now easier to access and
analyze data in digital environment!
Ability to create reports that are hard to create
with physical processes
Because digital archive data
are kept in a database and
because every flow and
transaction on the documents
is recorded, it is now easier to
create a report by accessing
this data!
Ability to run processes on
the application
The need to get approval and
signatures of executives on
hardcopy documents has
been eliminated. Now the
executives
can
complete
the necessary redirecting
and content updating tasks
for documents in the digital
environment
using
the
application. This way, because
the documents to be mailed,
whose content might be
changed are not printed out
until the last phase, there’s
considerable paper, labor and
cost savings.
Ability to keep different
document versions to prevent
data loss
Every transaction on digital documents is recorded
along with previous versions of the document
and a new version is created with each change.
The ability to track document history without
having to create different documents for different
versions prevents unnecessary document volume
as well. It is also possible to access previous version
information, compare different versions and to
revert to a previous version of the document.
Ability to use E-signature
Digital archive allows users to sign documents
using electronic signature instead of wet signature.
The recipients of the digitally signed document
are able to verify presence of the document in our
servers and view signature owner’s information
via Internet using the verification code on the
document.