16 / 92
16
SBM’den ·
From SBM
EVRAKLAR DİJİTALLEŞTİ!
DOCUMENTS DIGITALIZED!
SBM, tüm süreçlerinde teknolojiyi
yakından takip ederek, hem
maliyet avantajı hem de süre
avantajı
sağlamak
amacıyla
teknolojiden
faydalanarak
yenilenmeye devam ediyor.
Bu kapsamda fiziksel gelen-giden
evrak süreçlerindeki verimsizliğin
tespiti sonrası, süreçlerin dijital
ortamda yürütülmesine karar
verildi. Tüm arşiv dijital ortama
taşındı,
gelen-giden
evrak
süreçleri onay mekanizmaları
dijital arşiv uygulaması üzerinden
yürütülmeye başlandı.
Neler yaptık?
1. Arşivimizde bulunan
503
klasör, klasörlerdeki
47.310
doküman ve toplamda
157.280
sayfa
taranarak dijital ortama aktarıldı.
2. Operasyon ekibinin gelen ve giden evrak
süreçleri dijital ortama taşındı.
3. Islak imzalı evraklar e-imza ile imzalandı.
4. İnsan Kaynakları Müdürlüğü’nün
5
iş süreci
ve
28
tip özlük dosyalarının dijital ortamda
yönetimi sağlandı.
5. Finans ve Satınalma Müdürlüğü’nün
15
evrak
tipinin yönetimi dijital ortama taşındı.
Arşivin dijitalleştirilmesi, fiziksel arşiv ile yapılması
mümkün olmayan veya zaman alan işlemlerin
yapılmasına imkan sağladı.
Yeni imkanlar nelerdir?
Doküman içeriğinde arama yapabilme
Dijital arşivde bulunan tümdokümanların içeriğinde
arama yapılabiliyor, bunun için sadece aranacak
kelimeyi yazıp ara butonuna basmak yeterli!
SBM continues to renew itself
by using technology with the
goal of gaining both cost and
time effectiveness as a result of
following technology closely for all
its processes.
In this regard, after determining
inefficiency in physical incoming
and outgoing document processes,
SBM made a decision to switch
these processes to electronic
environment. The whole SBM
archives have been moved to the
digital environment and approval
mechanisms of incoming-outgoing
document processes are handled
via the digital archive application.
What have we done?
1. A total of 503 folders in our archive, 47.310
documents in these folders and a total of 157.280
pages have been scanned and transferred to
digital environment.
2. Incoming-outgoing document processes of the
operations team have been transferred to the
digital environment.
3. Documents with wet signature have been signed
with electronic signature.
4. Management process of 5 business processes
of the Human Resources Directorate and
management process of 28 different types of
employee files have been transferred to digital
environment.
5. Management process of 15 document types of
the Finance and Procurement Department has
been transferred to the digital environment.
Digitalization of the archive allowed for processing
that was otherwise impossible or time-consuming
with the physical archive.
What are the new possibilities?
Ability to make a search in document content
users can now make searches in the content of all
documents in the digital archive. All they have to do
Dila İspir
Kurumsal Çözümler Müdürlüğü
Enterprise Solutions Directorate