60 / 86
60
UZMAN GÖZÜYLE
EXPERT VIEW
Proje Yönetim Ofisi’nin Konumu
Proje Yönetim Ofislerinin IT organizasyonları içindeki
konumu SBM’nin sigorta sektöründeki konumuna
benzetilebilir. Aynı sektörde hizmet veren her şirketin kendi
hedefleri ve süreçleri olduğu gibi, IT organizasyonlarında da
her birim kendi sorumluluk alanlarına ait hedefler ve KPI’lar
belirler ve bunları önceleyen süreçler geliştirir. Örneğin
analiz ekipleri birimlerinden beklenen analiz taleplerini en
kısa sürede ve eksiksiz olarak teslim etmeyi hedefleyen,
Yazılım birimleri ise kendilerine iletilen analizleri mümkün
olan en çabuk ve en hatasız biçimde yazılıma dökmelerini
sağlayacak süreçler geliştirir. Test birimleri, İletişim,
pazarlama vb birimler için de benzer hedef, öncelik ve
süreçler mevcuttur. Ancak nasıl ki şirketlerin kendi içinde
iyileşmesinden öte, bütün olarak sektörün kalkınması
için doğrudan bunu hedefleyen SBM gibi bir organa
ihtiyaç varsa, IT ekiplerinde de organizasyonun bütünsel
verimliliğini en üst seviyeye çıkarmak için birimlerin ayrı ayrı
iyileşmesi yeterli değildir.
Örneğin bir organizasyonda analiz birimi sene başında iş/
zaman verimliliğini ve motivasyonu yüksek tutmak ve uzun
süredir bekleyen talepleri eritmek adına iş havuzundaki
kısa süreli analiz işlerini önceliklendirdiğini ve hızla yazılıma
teslim etmeye başladığını varsayalım. Pekala bu işlerin bir
kısmı yazılım tarafında fazla sayıda paralel kaynak ihtiyacı
duyan işler olabilir veya bu analizlerden birkaç tanesi
aynı kıdemli yazılımcıya ihtiyaç duyuyor olabilir. Daha da
önemlisi bu işlerin bir kısmı aslında organizasyonun o yılki
hedefleri içerisinde de gerilerde bulunuyor olabilir. Böyle bir
ortamda bir de üst yönetimin, organizasyonun daha fazla
öncelik verdiği bir alanda yeni bir proje başlatılmasına karar
verdiğini düşünelim.
Bu tarz senaryoları engellemek için; birimler ile beraber
organizasyonun da hedeflerini ve önceliklerini takip
edecek, yapılacak işlerin bu ana hedeflere ne derece hizmet
edeceğini inceleyerek, her birimin hedef ve önceliklerini
kurumun hedef tayin ettiği projelere yönlendirecek,
birimlerin birbirleriyle olan iletişim ve entegrasyonunu
artıracak, üst yönetim ile alt birimler arasında eskalasyon/
delegasyon kanalı oluşturacak bağımsız bir yapıya ihtiyaç
vardır. Yukarda bahsi geçen PWC araştırmasının sonuç
raporu tam da bu gerçeğe vurgu yaparak şu önemli
tespiti sunar: “Kurum içinde başarılı bir Proje Yönetim
Ofisi bulunması, projelerin başarılı olmasını sağlayan ilk 3
nedenden biridir.”
SBM’de Proje Yönetim Ofisi
Bu raporlardan çıkan tespitleri dikkate alan SBM
yönetimi 2014’ün başında çok önemli bir adım atarak
organizasyonuna
Talep ve Proje Yönetim Müdürlüğü
adıyla bir “Proje Yönetim Ofisi” dahil etti. O günden bu yana
The Position of the Project Management Office
The position of Project Management Offices within the IT
organization is similar to SBM’s position in the insurance
industry. Just like every company operating in the same
sector has its own targets and processes, every unit within
the IT organization sets its own targets and KPIs and develops
processes that prioritize them. For instance, the analysis
teams develop processes that allow them to respond to
incoming analysis requests fully and in a rapid fashion while
the software units develop processes that allow them to
convert the incoming analysis results into software rapidly
and without any error. There are similar goals, priorities and
processes for testing units, communication and marketing
units as well. However, just as there is need for an organization
like SBM that aims the overall development of the industry
rather than individual development of the companies, it is
not sufficient for units to be improved separately in order to
maximize overall efficiency of the organization in IT teams.
For instance let’s assume that at the beginning of the year,
the analysis unit in an organization has prioritized the short-
term analysis tasks in the task pool and started to finish and
transfer them to the software development unit rapidly in order
to respond to long awaiting requests and to keep work/time
efficiency and motivation high. Some of these tasks might be
tasks that cause the software development require too many
parallel resources or some of these analysis might need the
same senior software developer. More importantly, some
of these tasks might be ranking low in the list of prioritized
targets of the organization for that year. And let’s also assume
that in such a setting, senior management has decided to
initiate a new project in another area, which has higher priority
for the organization.
In order to prevent such scenarios, an independent structure
that will do the following is needed; work towards the targets
and priorities of both the units and the organization as a whole,
direct the goals and priorities of every unit to the projects
set as target by the organization by analyzing the extent to
which the tasks to be completed would serve the main goals,
improve communication and integration between the units
and create a escalation/delegation channel between senior
management and sub-units. The final report of the above
mentioned PWC study emphasizes exactly this fact and
presents the following conclusion: “Presence of an effective
Project Management Office inside the organization is one of
the 3 factors of success for projects”.
Project Management Office at SBM
Taking into consideration the outcomes of this report, SBM
management took a major step by early 2014 and added a
“
Project Management Office
” titled Request and Project
Management Directorate to its organizational structure.