KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

1. AMAÇ

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi (SBM) Yönetim Komitesi ve tüm personelleri, Bilgi Güvenliği Politikası doğrultusunda, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke, kurallara uymayı ve SBM tarafından verileri işlenen bireylerin haklarını korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Komitesi bu amaçla, uygulanmak, geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel verilerin korunması politikası ve sistemi benimsemiştir.

Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın amacı, SBM’nin kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, desteklenmesi, SBM’ nin kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; SBM’nin kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.

2. KAPSAM

Bu politika, SBM (Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi) için hazırlanmış olup her iki Kurum’u ve her iki kurum bünyesinde verilen hizmetleri de kapsamına almaktadır. Bundan böyle politika metninde her ikisi de “SBM” olarak anılacaktır. Politika hükümleri, SBM’nin faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır. Bu politika SBM’nin Yönetim Komitesi’ni, tüm birimlerine, müdürlüklerine, direktörlüklerine destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır. KVKK veya bu politikayı ihlal edici her türlü eylem ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilir bu doğrultuda yaptırımlar uygulanır.

SBM’nin kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları, kamu kurumları, sigorta şirketleri ve SBM ile çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az SBM kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılmaksızın SBM tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.

3. TANIMLAR

SBM: Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi’ni,

Politika: SBM’nin kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, desteklenmesi, SBM’ nin kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; SBM’nin kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunması için oluşturulmuş olan Kişisel Verilerin KorunmasıPolitikası’nı
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

İlgili kişi / Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Özel nitelikli (hassas) kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemini,

Kişisel veri envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu,
KVK Komitesi: Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında gerekli koordinasyonu sağlayacak olan yapıyı,
KVK Taahhütnamesi: Veri paylaşımı yapılan üçüncü tarafların kanuni yükümlülüklerinin belirlendiği dokümanı,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Sicil: KVK Kurumu tarafından tutulan veri sorumluları sicilini, Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
İrtibat Kişisi: Veri sorumlusunun yükümlülükleri ile ilgili olarak KVK Kurumu ile kurulacak iletişim için Veri Sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi,
ifade eder.

4. SORUMLULUKLAR

SBM, KVKK uyarınca veri sorumlusudur.
SBM personeli olan herkes, SBM bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi, teşvik edilmesi ve diğer yükümlülüklerden sorumludur.
KVK Komitesi, kişisel veri koruma sisteminin yönetilmesi ve KVKK ile sair ilgili mevzuata uyumun sağlanması, belgelenmesi konularında görevli komite olarak kurulmuştur ve bu konularda Yönetim Komitesi’ne karşı sorumludur.

SBM’nin kişisel veri işleyen tüm personeli kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.SBM personelleri, SBM’ye kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

KVK Komitesi:

KVK Komitesi üyeleri, Yönetim Komitesi tarafından kişisel verilerin korunması mevzuatı ve uygulamaları konularında uzmanlık, tecrübe sahibi olmaları dikkate alınarak atanır ve doğrudan Yönetim Komitesi’ne rapor sunar.

KVK Komitesi Görev ve Sorumlulukları:

• Komite, Yönetim Komitesi’ni Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı ve gelişmeler konusunda bilgilendirmelidir.
• Komite, SBM’nin politikalarının, prosedürlerinin güncel olduğunu, veri işleme denetimlerinin planlandığı takvime uygun olarak yapıldığını ve bunların ilgili mevzuatla uyumlu olduğunu sağlamakla sorumludur.
• Komite kişisel veri koruma konularında tümünde ilgili personellerle birlikte hareket eder.
• SBM, ilgili partnerleri ve destek hizmeti sağlayan tedarikçilerine kişisel veri koruma mevzuatı ve uyum konularında bilgi ve tavsiye verir.
• SBM personeline kişisel veri koruma mevzuatı uyarınca sahip oldukları yükümlülükler konusunda bilgi ve tavsiye verir.
• SBM’nin veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumluluğunu gözler.
• SBM’nin kişisel veri koruma politikası ve ilgili prosedür ve süreçleri geliştirmesine ve sürdürmesine katı sağlar.
• Kişisel veri koruma mevzuatına uyum bağlamında SBM bünyesinde sorumlulukları tayin eder.
• Kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan tüm personel için gerekli eğitim ve farkındalığın verilmesini sağlar.
• Düzenli denetimlerin yapılmasını sağlayarak kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumu gözlemler ve raporlar.
• Kişisel veri koruma etki analizi raporları için bilgi ve tavsiye verir.
• Kurul ile işbirliği ve irtibat halinde hareket eder.
• Kurul nezdinde SBM’nin irtibat noktası ve temsilcisi olarak işlev görür ve gerektiğinde Kurul’a bilgi ve tavsiye verir.
• SBM bünyesinde Bilgi Güvenliği Politikası’na uyumu gözlemler ve gerektiğinde ilgililere bilgi ve tavsiye verir.
• Bilgi güvenliği olaylarının ve soruşturmalarının Kurul’a bildirilmesi sürecinin işletilmesini sağlar.
• İş sürekliliği planı sürecinde katkı sağlar.
• Kurumsal kayıtların saklanması konusunda bilgi ve tavsiye verir.
• SBM bünyesinde kişisel verilerin hangi ölçekte toplandığını, tutulduğunu, kullanıldığını ve bilgi güvenliği standartlarına uygun olarak saklanma koşullarının belirlenmesini sağlar.
• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygunluk, güvenlik uygulamaları ve gerekli olabilecek diğer kontrollere ilişkin gözetim ve değerlendirmelerin yapılmasını sağlar.
• Kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamaya yönelik kontrollerin belirlenmesi ve uygulanmasına yönelik ilave önerilerde bulunur.
• SBM bünyesinde kişisel veriler bakımından potansiyel risk oluşturan konuları ve bu konuya ilişkin önerilerini Yönetim Komitesi’nin gündemine sunar.
• KVK Komitesi SBM’nin kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili görevlerini yerine getirirken tüm personelden sistemlere ve kayıtlara erişim dahil olmak üzere işbirliği sağlama talebinde bulunabilir.
• KVK Komitesi, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.

5. UYGULAMA ESASLARI

5.1. VERİ KORUMA İLKELERİ

SBM, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. SBM’nin benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:

• Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek,
• Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek,
• Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek,
• Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek,
• Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek,
• SBM tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak,
• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak,
• Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, SBM’nin hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak,
• Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak,
• Tüm kişisel verileri güvenli tutmak,
• Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca kişilerin açık rızasına uygun olarak veya yeterli korumanın bulunması ya da yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması halinde transfer etmek,
• Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak,
• Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak,
• Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların SBM’nin kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek,
• Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personelleri belirlemek.

Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. SBM’nin politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.

Bu doğrultuda SBM gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili formlarda gizlilik bildirimlerine yer verir. SBM tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine yönelik açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar KVK Komitesi görüşü alınarak belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:

• SBM’nin veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,
• İşlenen kişisel veri türleri,
• Kişisel verinin işlenme amaçları,
• Kişisel verilerin toplanma yöntemleri,
• Kişisel verilerin hangi hukuki sebebe dayalı olarak işlendiği,
• Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,
• Veri sahibinin hakları,
• Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.

Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.

Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar. Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim/müdürlük tarafından KVK Komitesi’ne bildirilir. KVK Komitesi yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla kişisel verisinin işlendiği veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini ve kişisel veri envanterinin güncellenmesini  sağlar.

Kişisel veriler işlenme amaçlarıyla uygun uygun, ilgili ve sınırlı ölçüde işlenmelidir.

KVK Komitesi işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmaması ve işlenmemesini sağlamakla yükümlüdür.

Tüm veri toplama kanalları hakkında KVK Komitesi’ne bilgilendirme yapılır.
KVK Komitesi her yıl güncellenen kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

KVK Komitesi yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

KVK Komitesi, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.

Kişisel veriler doğru ve gerektiğinde güncel olmalıdır.

Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir. SBM, tüm personelin verilerinin doğru ve güncel olarak toplanması ve saklanması konusunda eğitilmesinden sorumludur.

Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.

Çalışanlar/müşteriler/ilişki içerisinde bulunulan kurumlar ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için SBM’yi bilgilendirmelidirler.

KVK Komitesi kişisel veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.

Kişisel veriler, yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse ilgili kişiyi teşhis edilebilecek şekilde işlenmelidir.

Kişisel verilerin yedekleme vb. gereklilikler nedeniyle, belirlenen sürenin ötesinde saklanması veya veri güvenliği zafiyeti durumlarında, bireylerin hak ve özgürlüklerinin korunması için, kişisel veriler hakkında Kurul tarafından belirlenmiş güvenli imha etme yöntemleri uygulanır.

Kişisel verilerin saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca belirlenmiş sürelerden daha fazla süre işlenmesi gerektiğinde KVK Komitesi’nin yazılı onayı alınır ve gerekli görülmesi halinde tanımlı prosedür güncellenir

5.2. BİLDİRİMLER

SBM, veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kurul’ubilgilendirir. SBM, kişisel veri envanterinde işlediği tüm kişisel veri kategorilerini belirler.

Bildirim Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası Mevzuat ve  Uyum Birimi tarafından saklanır.

İlgili mevzuat veya Kurul tarafından gerekli görülmesi halinde bildirimler periyodik olarak tekrarlanır.

KVK Komitesi, Kurul’a yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla SBM’nin veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri yıllık olarak gözden geçirir ve gerekmesi halinde Kurul’u bilgilendirir.

5.3. RİSK DEĞERLENDİRME

SBM belirli kişisel veri türlerinin işlenmesiyle bağlantılı riskleri belirler.

SBM, kişisel verilerinin işlenmesinin bireyler üzerinde doğurabileceği riskleri değerlendirmek üzere bir prosedüre sahiptir. Bu değerlendirmede SBM adına verileri işleyen üçüncü kişiler de dikkate alınarak gerçekleştirilir. SBM, değerlendirme sonucu tespit edilen riskleri bu politikayla uyumsuzluk oluşturmayacak şekilde yönetir.

Belirli bir türdeki veri işleme faaliyetinin, yapısı, bağlamı ve amaçları doğrultusunda kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurması muhtemel ise, SBM veri işleme faaliyeti öncesinde bir etki analizi gerçekleştirerek potansiyel riskleri yönetmelidir. Benzer riskler içeren birden fazla veri işleme faaliyeti için tek bir değerlendirmeye dayanılabilir.

Etki analizi sonunda SBM’nin kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurabilecek bir veri işleme faaliyetine başlamak üzere olduğu anlaşılırsa, bu konuyla ilgili KVK Komitesi’nin onayı aranır. KVK Komitesi gerekli görmesi halinde Kurul’dan konuyla ilgili görüş alır.

Risk yönetiminde SBM’nin hali hazırda Bilgi Güvenliği Politikası ve Risk Yönetimi Politikası uyarınca benimsemiş olduğu sistem ve kontroller uygulanır.

5.4. AÇIK RIZA ALINMASI

SBM, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Açık rızalar yazılı olarak veya sistemsel olarak ispata elverişli bir şekilde alınır. Açık rıza veri sahibi tarafından her zaman geri alınabilir.

Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde alınmış açık rızalar kontrol edilir. Bu açık rızaların güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rıza metinleri kullanıma alınmadan önce KVK Komitesi’nin yazılı onayı alınır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.

5.5. VERİ GÜVENLİĞİ

Tüm personel, SBM tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan verilerin güvenli olarak tutulmasını ve gizlilik sözleşmesi imzalamadıkça üçüncü tarafa açıklanmamasını sağlamakla yükümlüdür.

Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir. Erişimler, Bilgi Güvenliği Politikası ve Erişim Yönetimi Politikası uyarınca sağlanır.

Veri güvenliği, SBM’nin Bilgi Güvenliği Politikası ve buna bağlı dokümanlar uyarınca sağlanır.

Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği olayları KVK Komitesi’nce kesin olarak tespit edildiğinden itibaren en kısa süre ve en geç 72 saat içerisinde Kurul’a ve ilgili kişiye bildirilir.

5.6. VERİ PAYLAŞIMI

Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:

• Veri sahibin açık rızasının alınmış olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• SBM’nin taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• SBM’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• SBM’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, SBM’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması , yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması veya veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında Kurul tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması söz konusu olduğunda KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca KVK Komitesi Kurul nezdinde gerekli izin ve bildirimleri sağlar.

Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. Bu kayıtlar KVK Komitesi’nce belirli periyodlarla denetlenir.

Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVK Taahhütnamesi yapılır. KVK Taahhütnamesi minimum şu hususları içerir:

• Paylaşımın amacı veya amaçları,
• Potansiyel üçüncü kişi alıcılar veya alıcı türü ve erişim hakkı koşulları,
• Paylaşılacak verilerin neler olduğu,
• Verinin işlenmesine ilişkin genel ilkeler,
• Veri güvenliği tedbirleri,
• Paylaşılan verilerin saklama süresi,
• Veri sahibinin hakları, erişim talepleri, başvuru ve şikâyetlere cevap verme prosedürleri,
• Paylaşım sözleşmesinin yürürlüğünün sona erdirilmesinin gözden geçirilmesi ve
• Sözleşmeye uyulmaması veya personelin bireysel ihlalinden dolayı sorumluluk ve yaptırımlar.

5.7. KAYITLARIN YÖNETİMİ

Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri Bilgi Güvenliği Politikası ve ilgili dokümanlar uyarınca belirlenir.

Süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine imha edilmesi gereken kişisel veriler, saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya yok edilir.

5.8. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Veri sahipleri SBM nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri Sahibinin Başvuru Usulü

Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak SBM’ye başvurabilir.

Bu durumda SBM, talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, SBM Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir. Taleplerin alınması, iletilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin süreçler ilgili prosedür uyarınca gerçekleştirilir.

Veri sahiplerinin taleplerini yöneltebilmesi için gizlilik bildirimlerinde ve SBM’nin web sitesinde veri sahiplerinin haklarına  ve SBM’nin iletişim bilgilerine yer verilir.

SBM’nin tüm personeli, görev tanımı ne olursa olsun kendisine yönelmiş veri sahibi erişim taleplerine yönelik olarak doğru başvuru yöntemi konusunda veri sahiplerini yönlendirmekle yükümlüdür. SBM personeli, veri sahiplerinden gelecek talepler konusunda nasıl hareket etmeleri konusunda KVK Komitesi’nce bilgilendirilmelidir.

Bu kapsamda aşağıda bulunan “Veri Sahibi Başvuru Formu” nu doldurarak;

• Veri Sahibi’nin şahsen başvurusu* ile,
• Noter vasıtasıyla*,
• İadeli taahhütlü posta yoluyla kimlik doğrulamak suretiyle*,
• Kayıtlı Elektronik Posta yoluyla** başvurabilir.

* “Veri Sahibi Başvuru Formu” zarfının üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazarak Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi Nida Kule Göztepe İş Merkezi Merdivenköy Mah. Bora Sok. No:1 Kat:21 34732 Kadıköy/İstanbul adresine postalamak veya
** sbm@hs03.kep.tr adresi üzerinden konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazmak suretiyle iletebilir.

Veri Sahibi Başvuru Formu (PDF)

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi

Nida Kule Göztepe İş Merkezi
Merdivenköy Mah.Bora Sok. No: 1 Kat: 21
34732 Kadıköy / İSTANBUL
VKN (Vergi Kimlik No): 859 040 17 41
Vergi Dairesi: Erenköy

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi

Nida Kule Göztepe İş Merkezi
Merdivenköy Mah. Bora Sok. No: 1 Kat: 20-21
34732 Kadıköy / İSTANBUL
VKN (Vergi Kimlik No): 859 052 85 33
Vergi Dairesi: Erenköy